書類の山にサヨナラ！ 処分したい書類を手放しやすくする方法

こんにちは、マスターライフオーガナイザーのはやさかひろみです。

仕事の書類、お知らせの書類、子どもの学校の書類など、「書類＝情報が載った紙」の片づけにお悩みの方は多いようです。ついついキッチンカウンターやダイニングテーブルの上に置いてしまい、書類の山ができてしまいますよね。

いらない書類は捨てればいいと思っても、なかなか手放しにくいもの。普段から手放しやすくしておくことがとっても大切なんです。

書類が手放しにくいのには理由があります。それは書類が、情報の載った紙であること。その紙に載っている【情報】が必要なものかどうか？ を判断して、要不要を決め整理していきます。

ですがその判断基準がとても曖昧。「重要と判断できるもの」と「明らかに不要なもの」だけだとシンプルなのですが、「いつか必要になるかもしれない」「とっておいたほうが何かあったとき安心」と判断がつかないものも多く、「とりあえずとっておこうかな……」という気持ちになりがちです。

そんな曖昧な書類こそ、判断基準を決めましょう！ 扱う書類の種類はだいたい決まっていて、イレギュラーなものはそう多くないはずです。「光熱費の領収書は、過去1年分だけとっておく」などと種類ごとにルールを決めることが大切です。一度ルールを決めておけば、いちいち悩まなくて済みますよ。

不要な書類でも、個人情報が載っていることで簡単には捨てられず、つい後回しに……。個人情報保護のためとはいえ、「シュレッダーにかける」という手間がひとつ増えるのは煩わしく、書類が溜まりがちになる原因のひとつですよね。

ですから、手放しやすくするためにはシュレッダーしやすくしておく工夫も必要。我が家では、シュレッダー行きの書類を入れておくファイルボックスを用意しています。そうすることで、そのまま捨てられるものはすぐにゴミ箱へ。シュレッダー行きのものはファイルボックスへとすぐに仕分けることができます。

シュレッダー行きのファイルボックスがいっぱいになってきたときが、シュレッダーをかけるタイミング。ファイルボックスごとシュレッダーのある場所へ持って行き、シュレッダーにかけてボックスを空にして戻します。

シュレッダーをかけるのも結構面倒な作業なので、書類1枚丸ごとではなく名前や住所などが書いてある部分だけをファイルボックスに入れ、シュレッダー作業を少しでも減らすようにしています。

書類を紙のままとっておくと、ファイリングや保管場所が必要になりますが、スマホなどで書類を撮影して元の紙は処分すれば、ファイリングも保管場所も必要がないので片づける手間が省けます。学校のお便りを管理するアプリ等も出ているので、そのようなアプリを利用してみてもいいかもしれません。

ただしスマホで撮影したり、アプリを使っても、そのデータを整理する必要はありますので要注意です。「もの」が増えないので溜まっている感覚がありませんが、データも溜めてしまうと必要なものが見つけにくく、探すのに時間がかかってしまいます。

書類だけでなく、メモ感覚でスクリーンショットを撮る使い方も増えています。専用のアルバムを作ったり、溜まったと気づいたときはスマホ内のデータもこまめに整理しておきましょう。

書類も「もの」も、家の中に入れてしまうと管理したり片づけたりしなければなりません。家の中に入れる時点で必要のないものを手放せるよう、玄関にゴミ箱やシュレッダーを置いておくのもオススメです。そうすると書類を手にしたときに、すぐにゴミ箱やシュレッダーに入れやすくなります。

玄関で不要なDMやチラシをすぐにゴミ箱やシュレッダーに入れることを習慣にすれば、不要な書類を家の中に持ち込まずに済みます。

またDM等意図せずに送られてくる迷惑な郵便物は、開封せずに「受取拒絶」と赤ペンで記入、押印もしくはフルネームで署名したメモを貼りつけてポストに投函すると、差出人に返還されるそうです。

これなら不要な書類が届かなくなるので、自分でゴミに出したり処分したりする必要がなくなり、管理する書類の量を減らすことができます。（この方法は郵便局が配達したものに限定されるそうなので、詳しくは日本郵便のホームページでご確認ください。）

書類の片づけはどうファイリングしよう？ と思ってしまいがちですが、ファイルするだけでなく手放しやすくする仕組みを作っておくことも大切です。ぜひ参考にしてみてください。